Kirchensteuerabzugsverfahren in der Praxis: Leitfaden für GmbH-Geschäftsführer

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Seit Januar 2015 gibt es ein neues Kirchensteuerabzugsverfahren (KiStAV). Mit diesem soll sichergestellt werden, dass Personen, die abgeltend besteuerte Kapitalerträge wie Gewinnausschüttungen erhalten, auf diese Kirchensteuer zahlen. Hierfür sind jedoch nicht die Empfänger der Erträge selbst, sondern die ausschüttenden Stellen (zum Beispiel Kapitalgesellschaften wie GmbH oder AG) verantwortlich. Welche Pflichten für Sie als Geschäftsführer einer GmbH mit dem Kirchensteuerabzugsverfahren verbunden sind, haben wir im folgenden Leitfaden für Sie zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis:

• Grundlagen des Kirchensteuerabzugsverfahrens
• Pflichten des GmbH-Geschäftsführers gemäß § 51a EStG
• Kirchensteuerabzugsverfahren - Praktische Umsetzung bei einer GmbH
• Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung des KiStAV
• Fazit
• Häufig gestellte Fragen

Grundlagen des Kirchensteuerabzugsverfahrens

Das 2015 neu eingeführte automatisierte Kirchensteuerabzugsverfahren (KiStAV) hat den Zweck, die Hinterziehung von Kirchensteuer auf Abgeltungssteuer zu verhindern. Es handelt sich hierbei nicht um eine neue Steuer oder eine Steuererhöhung. Die Kirchensteuer auf Kapitalerträge gab es auch vorher schon. Mit dem Verfahren soll jedoch sichergestellt werden, dass die auszahlenden Stelle (wie eine GmbH) bereits die Kirchensteuer einbehält und an das Finanzamt abführt.

Gesetzliche Grundlage für das Kirchensteuerabzugsverfahren ist § 51a EStG. Hier sind die Einzelheiten in den einzelnen Absätzen geregelt:

• Abs. 2b: Erhebung der Kirchensteuer nach dem Kirchensteuersatz der jeweiligen Religionsgemeinschaft
• Abs. 2c: Kirchensteuerabzugsverfahren (Inhalt, Ablauf)
• Abs. 2d: Veranlagungspflicht / Veranlagungswahlrecht
• Abs. 2e: Sperrvermerk

Das Kirchensteuerabzugsverfahren gilt für alle Kapitalgesellschaften und ist jährlich durchzuführen. Ausgenommen sind lediglich Kapitalgesellschaften, die eine Gewinnausschüttung im Folgejahr mit Sicherheit ausschließen können (z. B. durch einen entsprechenden Beschluss der Gesellschafter oder aufgrund einer schlechten Ertragslage).

Um den gesetzlichen Auftrag zu erfüllen, muss die Kapitalgesellschaft ihre Gesellschafter informieren, jährlich eine Regelabfrage durchführen und die dabei gewonnenen Erkenntnisse im Rahmen der Kapitalertragsteuer-Anmeldung berücksichtigen.

Erfahren Sie mehr über die Kirchensteuer in Deutschland im Beitrag von anwalt.org

Pflichten des GmbH-Geschäftsführers gemäß § 51a EStG

Nach § 51a EStG sind GmbH-Geschäftsführer verpflichtet, bei Gewinnausschüttungen nicht nur die abzuführende Kapitalertragsteuer, sondern auch die darauf entfallende Kirchensteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.

Dazu müssen Sie als Geschäftsführer für jeden Gesellschafter das sogenannte Kirchensteuerabzugsmerkmal (KiStAM) abfragen. Die Abfrage erfolgt elektronisch über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Hierbei ist zwischen der Regelabfrage und der Anlassabfrage zu unterscheiden. Die sogenannte Regelabfrage ist jährlich im Zeitraum vom 1. September bis zum 31. Oktober vorzunehmen. In diesem Zeitraum können Sie die KiStAM für alle Gesellschafter abfragen, die zum Stichtag 31. August Anteilseigner waren. Tritt ein Gesellschafter zu einem anderen Zeitpunkt in die GmbH ein oder aus der Kirche aus, ist auch eine KiStAM-Abfrage außerhalb dieses Zeitraums möglich (sogenannte "Anlassabfrage").

Das Kirchensteuerabzugsmerkmal ist eine sechsstellige Ziffernfolge, die Auskunft über die Religionszugehörigkeit, den jeweiligen Kirchensteuersatz und das Gebiet der Religionsgemeinschaft gibt.

Liefert die Abfrage einen Nullwert, kann dies zwei Gründe haben: Entweder gehört die betreffende Person (Gesellschafter) keiner steuererhebenden Religionsgemeinschaft an oder es liegt ein sogenannter Sperrvermerk vor. Letzteres bedeutet, dass die Person der Übermittlung der KiStAM-Daten widersprochen hat. In diesem Fall geht die Verantwortung für die Abführung der Kirchensteuer von Ihnen auf den Gesellschafter über. Dieser muss dann selbst den entsprechenden Vordruck mit seiner Steuererklärung einreichen, auf dessen Grundlage das Finanzamt die Kirchensteuer festsetzen kann.

Folgende Fristen sind beim Kirchensteuerabzugsverfahren zu berücksichtigen:

• Bis zum 30.06.: Gesellschafter können bis zu diesem Tag einen Sperrvermerk beantragen. Informieren Sie diese daher frühzeitig schriftlich über den KiStAM-Abruf und die Möglichkeit des Widerspruchs.
• 01.09. bis 31.10.: KiStAM-Abruf zum Stichtag 31.08.
• Folgejahr: Gewinnausschüttung unter Einbehalt der Abgeltungs- und Kirchensteuer, Anmeldung der Steuern beim Finanzamt, Zahlung der Steuern an das Finanzamt

Kirchensteuerabzugsverfahren - Praktische Umsetzung bei einer GmbH

Für die praktische Umsetzung des Kirchensteuerabzugsverfahrens gehen Sie als Geschäftsführer der GmbH wie folgt vor:

• Fordern Sie (sofern noch nicht vorhanden) von Ihren Gesellschaftern die für die Abfrage der KiStAM benötigten Informationen an. Diese sind das Geburtsdatum und die Steuer-Identifikationsnummer. Wichtig: Sie benötigen auch die Daten der Personen, die einen Sperrvermerk gesetzt haben, da Sie auch für diese eine Regelabfrage durchführen müssen.
• Informieren Sie Ihre Gesellschafter frühzeitig und schriftlich darüber, dass sie dem KiStAM-Abruf widersprechen können. Dieser Widerspruch muss schriftlich erfolgen und bis zum 30. Juni des jeweiligen Jahres beim BZSt eingehen, damit der Sperrvermerk rechtzeitig eingetragen werden kann. Ein solcher Sperrvermerk gilt dauerhaft, kann aber durch den Gesellschafter auch widerrufen werden.
• Registrieren Sie sich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Diese Registrierung ist nur einmal erforderlich. Sie muss allerdings von Ihnen selbst vorgenommen werden und darf nicht an einen Steuerberater delegiert werden (dieser kann Sie dabei jedoch unterstützen). Achtung: Der Vorgang der Anmeldung mit Vollzugang umfasst mehrere Schritte und kann deshalb einige Wochen dauern. Schneller geht es mit dem eingeschränkten Zugang, für den Sie jedoch später stets einen Steuerberater benötigen.
• Beantragen Sie im BZSt-Online-Portal (BOP) die Zulassung zum Kirchensteuerabzugsverfahren. Wenn Sie bereits über ein Elster-Zertifikat oder ein BOP-Zertifikat verfügen, entfällt dieser Schritt.
• Führen Sie jährlich zwischen dem 01.09. und 31.10. eine Regelabfrage durch. Diese Abfrage ist auch dann erforderlich, wenn Ihnen die Konfession der Gesellschafter bereits bekannt ist.

Tipp: Haben Sie einer Steuerkanzlei wie TAXURA ein entsprechendes Mandat erteilt, kann diese in den Folgejahren nach Ihrer Registrierung für Sie die KiStAM-Abrufe für Ihre Gesellschafter durchführen.

Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung des KiStAV

Die Gesellschaft ist für die Abführung der Kirchensteuer ihrer Gesellschafter verantwortlich und damit Kirchensteuerabzugsverpflichtete (sofern kein Sperrvermerk vorliegt). Demnach haften Sie für nicht abgeführte Kirchensteuer gemäß § 51a Abs. 2c Satz 5 i. V. m. § 44 Abs. 5 EStG.

Fazit

Seit der Einführung des Kirchensteuerabzugsverfahrens für abgeltend besteuerte Kapitalerträge im Jahr 2015 müssen die Geschäftsführer einer GmbH jährlich für jeden ihrer Gesellschafter das Kirchensteuerabzugsmerkmal abrufen. Nach einer einmaligen Registrierung können Sie diesen Abruf an eine Steuerkanzlei als Datenübermittler delegieren. Wir von TAXURA übernehmen diese Aufgabe gerne für Sie und stehen Ihnen darüber hinaus jederzeit für Fragen rund um das Kirchensteuerabzugsverfahren zur Verfügung. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren - wir sind gerne für Sie da!

Häufig gestellte Fragen

Wie wird der Kirchensteuerabzug für Gesellschafter ohne Kirchenzugehörigkeit gehandhabt?

Bei der Abfrage der KiStAM wird für Gesellschafter, die keiner steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehören, ein Nullwert zurückgemeldet. Für sie ist keine Kirchensteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen.

Wie wird die Kirchensteuer für Gesellschafter einer GmbH berechnet?

Die Kirchensteuer richtet sich nach dem Wohnsitz der Gesellschafter. Sie beträgt in Bayern und Baden-Württemberg 8 % auf die Abgeltungssteuer und in allen anderen Bundesländern 9 % auf die Abgeltungssteuer.

Wie werden kirchensteuerpflichtige Einkünfte bei international tätigen Gesellschaftern behandelt?

Das Kirchensteuerabzugsverfahren und die damit verbundene Abfrage der KiStAM gilt nur für Gesellschafter, die der Gesellschaft zum Stichtag 31.08. bekannt sind und kirchensteuerpflichtig sein können. Dies ist nur bei inländischen natürlichen Personen der Fall.

Wie wirkt sich die Kirchensteuer auf die Liquidität und Finanzplanung der GmbH aus?

Die Kirchensteuer wird nur von natürlichen Personen erhoben. Diese waren auch schon vor dem Kirchensteuerabzugsverfahren verpflichtet, Kirchensteuer auf Kapitalerträge zu zahlen. Da die Kirchensteuer von den auszuzahlenden Beträgen einbehalten wird, ändert sich an der Gesamtsumme der Gewinnausschüttung nichts. Bei kirchensteuerpflichtigen Gesellschaftern fällt die Netto-Ausschüttung durch den zusätzlichen Einbehalt daher etwas geringer aus. Auf die Liquidität und Finanzplanung der GmbH hat die Kirchensteuer jedoch keinen Einfluss.

Kann die GmbH für ihre Gesellschafter einen Freistellungsauftrag für die Kirchensteuer einreichen?

Nein, Freistellungsaufträge können bei Gewinnausschüttungen einer inländischen GmbH nicht berücksichtigt werden.

Wie ist der Datenschutz beim Abruf der Kirchensteuerdaten gewährleistet?

Sie müssen sicherstellen, dass nur die für die Datenverarbeitung zuständigen Personen Zugriff auf die KiStAM-Daten haben. Das gilt auch für die einzelnen Bestandteile des KiStAM (Religionsschlüssel, Kirchensteuersatz). Laut § 51a EStG dürfen Sie als Kirchensteuerabzugsverpflichteter die Ihnen zur Verfügung gestellten Daten ausschließlich zu diesem Zweck verarbeiten. Sie müssen gewährleisten, dass ein Zugriff auf diese Daten für andere Zwecke nicht möglich ist.

Gibt es Erleichterungen für eine Ein-Personen-GmbH?

Ja. Ausgenommen sind Ein-Personen-Gesellschaften, wenn der Alleingesellschafter-Geschäftsführer konfessionslos ist bzw. keiner steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehört. Aber beachten Sie: Sobald eine zweite natürliche Person Gesellschafter ist, müssen Zulassung und Abfrage beim BZSt erfolgen. Dies gilt selbst dann, wenn die o.g. Merkmale (z. B. konfessionslos) auch auf diese Person(en) zutreffen.

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